Migración, unificación de comunicación interna y externa y ahorro de costes
El curso 2024-2025 estuvo lleno de cambios y adaptación en el proyecto educativo de este centro concertado de formación profesional superior, al que se unió la modalidad semipresencial privada (que incluía grabaciones desde la plataforma). Debido a esto, las necesidades tecnológicas aumentaron tanto para el personal como para el alumnado. La comunicación interna y externa debía ser más eficaz y unificada, evitando la dispersión en varias plataformas y agilizando el uso de herramientas a la hora de impartir clases. Otro factor determinante era optimizar el presupuesto anual destinado a la parte privada, el cual estaba generando un desfase en el gasto interno.
El desafío
El centro se enfrentaba a la necesidad urgente de unificar sus procesos de comunicación, bases de datos, contactos y material interno, buscando a la vez un ahorro de costes significativo en su modalidad semipresencial. La principal limitación técnica era la falta de integración entre plataformas y herramientas, lo que provocaba duplicidad de trabajo, pérdida de tiempo y procesos que ralentizaban tareas específicas. Además, contaban con una inversión previa en licencias de Google Workspace Standard que no se estaba aprovechando en todo su potencial.
La solución
Edvolution llevó a cabo una serie de acciones estratégicas y técnicas orientadas a garantizar una migración ordenada, segura y eficiente:
- Asesoramiento personalizado: Desde las primeras reuniones, el equipo (liderado por Dirk) dedicó tiempo a entender en profundidad la estructura interna del centro y las necesidades específicas de cada departamento.
- Migración segura de datos: Se planificó al detalle el proceso para asegurar que no se perdiera el histórico de correos electrónicos de los departamentos troncales y del equipo directivo, manteniendo intactas agendas, contactos e información acumulada durante años.
- Capacitación técnica: Se impartió formación específica a la responsable de comunicación sobre el uso avanzado del panel de administración de Google Workspace, optimizando la gestión interna desde el primer momento.
- Acompañamiento continuo: Supervisión técnica en todas las fases del proyecto y puesta a punto final del sistema para cumplir rigurosamente con los plazos establecidos.
Los resultados
- Cumplimiento exitoso de todos los objetivos marcados a nivel técnico y organizativo.
- Migración fluida y sin incidencias, logrando mantener intacto todo el histórico de correos, contactos y agendas, y garantizando la continuidad del trabajo diario.
- Adopción adaptada a las necesidades reales del centro, gracias a la formación y el acompañamiento constante.
- Alcanzada una gran eficiencia y estabilidad en la gestión interna durante el curso 2025-2026, generando máxima satisfacción en el equipo educativo y directivo.
La voz del cliente
«Un trato al cliente y personal insuperable.» – Belén Sousa, Controller del departamento de diseño gráfico y comunicación
